Qué es invoiceBin y cómo funciona

invoiceBin es donde tu empresa recibe las facturas de sus proveedores: ellos las suben por un portal que lleva tu nombre, el sistema las revisa contra el SAT y contra las reglas que tú pusiste, y las que pasan quedan listas para aprobar y pagar.

Los dos lados

• La empresa que recibe. Da de alta a sus proveedores, arma su portal, pone las reglas, revisa lo que llega y paga.
• El proveedor. Entra al portal de esa empresa con su correo y su contraseña, y todo lo que ve es suyo: sus Facturas, sus Órdenes de Compra, su Perfil. No ve nada de las demás empresas ni de los demás proveedores.

La dirección del portal la encuentras en Mi empresa, en Ver Portal. Es la liga que le pasas a tus proveedores.

El circuito, de punta a punta

1. La empresa se prepara. El menú trae una Guía de arranque con seis pasos obligatorios, de tus datos fiscales a recibir la primera factura. Se quita sola cuando ya no queda ningún obligatorio pendiente.
2. El proveedor sube la factura. En Subir Factura arrastra los archivos. Cada factura son dos, el PDF y el XML; el orden da igual porque el sistema los empareja. Hasta 5 facturas por tanda y hasta 8 MB por archivo.
3. El sistema decide. Contesta factura por factura, con lo que pasó y qué hacer.
4. La empresa aprueba y paga. Lo que entró aparece en Mis Facturas con el estatus Recibida: con ese nacen todas. De ahí el estatus se cambia, y las opciones son Pendiente, Aceptada, En Aclaración, Rechazada, En Proceso De Pago y Pagada. Si armaste flujos de aprobación, ese cambio abre una solicitud y los aprobadores deciden desde Pendientes por Aprobar; cuando queda aprobada, el estatus se aplica solo.

Qué se revisa antes de aceptar una factura

Cuando el proveedor sube por el portal, el sistema comprueba, entre otras cosas:

• Que el archivo no pase del tope.
• Que el receptor sea el RFC de la empresa.
• Que esa factura no esté ya registrada.
• Que el SAT la reporte como Vigente.
• Que no falte la orden de compra ni queden complementos de pago pendientes, cuando la empresa los exige.
• Que cumpla la regla que la empresa le puso a ese proveedor: formas de pago que no acepta, claves de producto o servicio, vigencia del contrato, límites.
• Que el PDF pase el antivirus. Va tarde a propósito, porque es el paso más caro de todos.
• Ya después del antivirus, que el PDF traiga los datos que la empresa marcó como obligatorios en su Regla PDF y que la suma de los conceptos cuadre con el subtotal del XML. Cualquiera de las dos tumba la factura.

Cuando sube la propia empresa, desde su lado, se revisa menos: no se compara ningún RFC —así entra una factura a nombre de cualquier receptor— ni se exige la orden de compra ni los complementos de pago pendientes, aunque los tenga encendidos para sus proveedores.

Cuando una factura no entra, la pantalla del proveedor le dice qué pasó y qué hacer.

Lo que no viene de entrada

Otras cosas se contratan aparte y hasta entonces no aparecen en el menú: Doc Hub · Expedientes, Proveedores REPSE, Listas Negras · Buscador, FotoFactura, Gastos de Viaje, Radar de Proveedores y Emitir CFDI. Aduanal es la excepción: lo ves en el menú aunque no lo tengas contratado, y quien entra se topa con que no está activo.

Todos se ven en Add-ons, en Add-on disponibles. Ojo con los nombres, porque cuatro no se llaman ahí igual que en el menú: invoiceBin DocHub, invoiceBin Proveedores REPSE, Emisión CFDI e invoiceBin Aduanal.

Por dónde empezar

Si recibes facturas, empieza por la Guía de arranque: sin portal y sin proveedores dados de alta, nadie te puede subir nada.

Si eres proveedor, pídele a tu cliente la liga de su portal y tus datos de acceso. Antes de subir, revisa que la factura esté a nombre del RFC que él espera, porque un CFDI ya timbrado no se corrige: hay que emitir otro.