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Los estatus de una factura y quién mueve ficha

Qué significan los siete estatus de una factura, quién tiene que actuar en cada uno y qué pasa de verdad al ponerla en Pagada.

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El estatus de una factura es la forma corta de decir quién tiene que mover ficha: la empresa que recibe o el proveedor que factura.

Los estatus son siete: Recibida, Pendiente, En Aclaración, Aceptada, En Proceso De Pago, Pagada y Rechazada. Quien los cambia es siempre la empresa que recibe la factura, desde Facturas → Mis Facturas, en el menú Func de cada renglón, opción Estatus. Se abre Actualizar Estatus de Factura: escoges el nuevo estatus y le das a Actualizar Estatus; sin ese botón no cambia nada. El proveedor no los mueve: en su portal los ve en la columna Estatus y, factura por factura, en Func → Histórico Estatus.

Qué significa cada uno

Estatus	Qué hacer, y quién
Recibida	Acaba de entrar; la marca el sistema cuando llega el XML. Le toca al comprador revisarla y moverla a cualquiera de los otros seis; no hay un orden obligado.
Pendiente	El comprador la tiene en revisión y todavía no decide; le toca a él. Si urge, el proveedor escribe por Conversación.
En Aclaración	Hay algo que no cuadra. Le toca al proveedor: contestar en Conversación y subir lo que le pidan con Agregar Evidencias. Eso sí, el sistema no traba la factura: el comprador puede moverla a cualquier otro estatus sin esperar respuesta.
Aceptada	El comprador le dio el visto bueno, pero falta el pago. Le toca al comprador programarlo.
En Proceso De Pago	El pago va en camino. También queda aquí cuando se abonó una parcialidad y todavía hay saldo. Le toca al comprador: pagar el resto. Este estatus no le pone fecha al proveedor: en su Calendario de Pagos solo salen las facturas a las que el comprador les capturó fecha aparte, en Func → Fecha Tentativa de Pago.
Pagada	Ya se liquidó. La factura se cierra y deja de aparecer en los avisos de vencimiento. Si es PPD, le toca al proveedor emitir el complemento de pago; el comprador lo sigue en Complementos de Pago.
Rechazada	No se va a pagar. También cierra y sale de los avisos. Le toca al proveedor: preguntar el motivo en Conversación y, si procede, emitir la factura corregida y volver a subirla.

Antes de cambiar un estatus

Pagada no es un clic. Escoge Pagada y dale a Actualizar Estatus. Solo entonces se abre Registrar el pago, con el total, lo ya pagado y el saldo. Ahí eliges Pago completo o Pago en parcialidades y le das a Registrar pago. Si abonas menos del saldo, la factura no queda en Pagada: queda en En Proceso De Pago. Solo llega a Pagada con el saldo en cero, y el importe no puede rebasar el saldo. Si contabilidad no contesta, ahí mismo aparece Marcar como Pagada sin registrar el pago.
Puede pedir aprobación. Si tu empresa tiene una regla para ese estatus, al guardar te manda a la pantalla de aprobación y el estatus no cambia hasta que aprueben. Si mientras tanto alguien más movió la factura, la aprobación ya no pisa ese cambio y hay que volver a intentarlo.
Tu rol manda. En la lista solo salen los estatus que tu rol tiene permitidos. Además hay estatus que bloquean: si la factura ya está en uno de ellos, la opción Estatus desaparece del menú.
Recibida no se puede volver a poner. No está en la lista de cambio.
El filtro Estatus de arriba no incluye En Aclaración. Y ahí el estatus del pago sale escrito En Proceso de Pago, mientras la columna y la lista de cambio lo escriben En Proceso De Pago: es el mismo, solo cambia una letra.
Si sale "Esta computadora no está autorizada para dejar la factura en...", no es un error de la factura: esa máquina no tiene permiso para ese estatus. El aviso dice "Administrar Máquinas", pero en el menú esa opción se llama Reportes y utilidades → Computadoras Permitidas.

Último aviso: si tu cuenta tiene prendida la notificación de cambio de estatus, cada vez que muevas una factura le llega un correo al proveedor con el estatus nuevo.

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